Analisis Komparasi Software Otomasi Kearsipan Berbasis Open-source dalam Pengelolaan Arsip: ICA-AtoM, ARTERI, dan Omeka

Abstract

Seiring perkembangan teknologi, pengelola arsip memiliki peluang dalam kegiatan manajemen arsip untuk menerapkan sistem otomasi arsip. Banyak keunggulan yang diperoleh dalam penerapan sistem otomasi kearsipan, namun terdapat kendala yang umum terjadi pada lembaga informasi kearsipan yaitu kurangnya dukungan sumber daya seperti anggaran. pembahasan pada tulisan ini akan membahas perbandingan fitur interface, retensi, dan migrasi data yang ada pada 3 (tiga) ERMS yaitu ICA-AtoM, ARTERI, dan Omeka. Tulisan ini juga dibuat untuk membahas dan mengkaji tentang software otomasi kearsipan berbasis open-source yang berasal dari kajian literatur dari jurnal maupun sumber lainnya. Sehingga dapat menghasilkan rekomendasi yang dapat digunakan sebagai pertimbangan oleh pengelola arsip dalam memili software otomasi kearsipan berbasis open-source. Metode yang digunakan yaitu literature review dan Observasi pada perangkat lunak sebagai objek penelitian dengan menggunakan pendekatan analisis komparasi. Hasilnya dari 3 (tiga) software yang ada yaitu ICA-AtoM, Alteri, dan Omeka memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Bila berbicara interface Omeka lebih unggul, terkait dengan Migrasi ketiga software tersebut memiliki fitur migrasi data dan menggunakan standar metadata yang sama yaitu ISAD(G). Terkait jadwal retensi, Alteri mengungguli keduanya. hasil analisis ini dapat menjadikan masukan dan pertimbangan bagi organisasi dan juga pengelola arsip dalam memilih dan mau menggunakan software open-source. Selain itu, diperlukan penelitian lanjutan guna meningkatakan pengetahuan organisasi informasi kearispan dan juga para pengelola arsip tentang kekurangan dan kelebihan dari perangkat lunak yang ada saat ini, sehingga apa yang diputuskan dan diambil dapat sesuai dan tepat sasaran.